Wie der Naturpark Lahn-Dill-Bergland konkrete KI-Potenziale für seine Veranstaltungs-Öffentlichkeitsarbeit identifizierte

Die Öffentlichkeitsarbeit für Veranstaltungen setzt sich aus einer Vielzahl einzelner Aufgaben zusammen. Sie beginnt mit der Frage nach den Zielgruppen und den dazu passenden Kanälen. Sie reicht über die Zeitplanung, die Erstellung und Gestaltung von Inhalten bis zur Durchführung, der Nachbereitung und der internen Auswertung. Diesen Gesamtprozess haben wir mit dem Team in seine Einzelteile zerlegt und sichtbar gemacht. 

Dabei traten mehrere Herausforderungen zutage: Es gibt nicht immer eine klare Abgrenzung der Zielgruppen. An verschiedenen Stellen wären Standards hilfreich. Dieselben Inhalte müssen für unterschiedliche Kanäle aufbereitet werden, was zu vielen Anpassungen im Text und in der Gestaltung führt. Der allgegenwärtige Zeitdruck erschwert häufig die saubere Umsetzung. Hinzu kommen typische Engpässe wie fehlende Rückmeldungen, unklare Zuständigkeiten, aufwändige Aktualisierungen und die Frage, wie Informationen so abgelegt werden, dass sie später wieder auffindbar bleiben.

Der Grundsatz: Erst verstehen, dann verändern

Statt direkt mit Tools zu starten, wurde zunächst der Prozess  gemeinsam beschrieben und in seine einzelnen Schritte zerlegt. Aus der Perspektive der Teilnehmenden entstand anschließend ein gemeinsamer Master-Prozess. Dieses Vorgehen war bewusst so gewählt. Erst wenn klar ist, wie ein Prozess tatsächlich funktioniert, lassen sich KI-Potenziale sinnvoll identifizieren und bewerten.

Der KI-Workshop war als Mischung aus klassischer Workshop-Arbeit und direkter Arbeit am Laptop aufgebaut. Die Ergebnisse wurden auf einem eigens entwickelten Miro-Board dokumentiert, verdichtet und weiterentwickelt. Auf dieser Basis konnten die Beteiligten nicht nur einzelne Ideen sammeln, sondern strukturiert priorisieren, wo KI im Gesamtprozess den größten Hebel bietet.

Vom Gesamtprozess zu den KI-Hebeln mit dem größten Nutzen

Aus dem erarbeiteten Gesamtbild wurden drei Prozessschritte identifiziert, die den höchsten Nutzen für die Optimierung des Gesamtprozesses versprechen. Für genau diese drei Felder wurden anschließend konkrete KI-Lösungskonzepte entwickelt.

Der Mehrwert des Workshops lag darin, die Möglichkeiten der KI auf einen konkreten Arbeitsprozess anwendbar zu machen. Entstanden sind:

• 1 vollständig beschriebener Master-Prozess für die Öffentlichkeitsarbeit bei Veranstaltungen
• 3 priorisierte Prozessschritte mit dem höchsten Nutzen für den Gesamtprozess
• 3 konkrete KI-Lösungskonzepte, die auf reale Herausforderungen im Prozess einzahlen
• 8 Teilnehmende, die aus verschiedenen Perspektiven Ideen eingebracht und eine übertragbare Methodik kennengelernt haben

Damit die entwickelten Konzepte tatsächlich ihre Wirkung entfalten, wurden noch im Workshop Prioritäten, Verantwortlichkeiten und Zeithorizonte definiert. 

Was bleibt? Effizientere Prozess-Konzepte, wachsendes KI-Verständnis, Methoden-Know-how

Der Workshop mit dem Naturpark Lahn-Dill-Bergland zeigt, wie Organisationen das Thema KI praktisch und prozessbezogen angehen können. Nicht mit abstrakten Tool-Diskussionen, sondern mit einer klaren Frage: Wo im bestehenden Ablauf entsteht Reibung und wo kann KI helfen, um die Qualität, das Tempo und die Struktur zu verbessern?

Genau darin lag der eigentliche Erfolg des Tages: Der Naturpark hat konkrete Ideen für die Optimierung seiner Öffentlichkeitsarbeit für Veranstaltungen entwickelt und zugleich eine Vorgehensweise kennengelernt, mit der sich künftig weitere KI-Potenziale im eigenen Arbeitsalltag systematisch identifizieren lassen.

Dann starten Sie mit einer strukturierten Potenzialanalyse. Verzichten Sie auf wilde Experimente mit irgendwelchen KI-Tools. In unserem KI-Potenzial-Workshop identifizieren wir gemeinsam die Prozessschritte, in denen Sie durch KI einen echten Mehrwert erhalten. Der gesamte Workshop stellt die Bedarfe Ihrer konkreten Organisation nachvollziehbar und praxisnah ins Zentrum der Überlegungen.